Quantas vezes você procurou um documento e não encontrou? Não tinha ideia de onde poderia estar, se tinha guardado em algum lugar ou se havia sido perdido. Eu já passei por isso diversas vezes. Nessas horas, provavelmente a gente fica pensando que deveria contratar uma Personal Organizer para ajudar a dar conta de tudo. Mas tudo pode ser simplificado quando conta com um modelo de franquia de gestão de documentos. A gestão dos documentos começam a ficar muito mais interessantes.
Norma sobre digitalização de documentos
Em 2020 foram estabelecidos procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que tenham as mesmas garantias legais dos documentos originais. Para que o serviço de digitalização esteja dentro do que a legislação determina, é necessário que o procedimento atenda às regras previstas no decreto.
- Resguardar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- Manter a rastreabilidade e a qualidade para que possa ser auditável no futuro;
- Emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- Manter a confidencialidade, quando se fizer necessário;
- Ter um sistema informatizado que possa se comunicar com sistemas semelhantes ou não.
O que ficou evidente nessa lei é que todo documento digitalizado deverá assegurar a proteção contra alteração, destruição e, quando for necessário, deve ter segurança contra o acesso e reprodução não autorizados.
Franquia de Gestão de Documentos
Quem acredita que o modelo de franquia não combina com negócios mais variados está completamente enganado. A gestão de documentos para uma empresa é coisa séria e por isso a padronização, transferência de conhecimento se tornam tão importante para auxiliar e estruturar empresas na movimentação, armazenamento de seus documentos. Pode-se afirmar que muitas vezes, o bom controle dos documentos de uma empresa possam ser fundamentais para decisões em momentos de fusões, aquisições e claro em repasses, muito comuns no mercado de franquias.
Serviços da Franquia
A franquia oferece serviços de Digitalização, Organização, Guarda, Tabela de Temporalidade documental, arquivo de segurança e microfilmagem.
É possível que toda a documentação e informação física seja transformada para o formato digital, que então fica armazenado em um software 100% cloud, o ArqGED.
Esse software, que é oferecido exclusivamente pela Arquivar, permite a gestão de processos, assinatura de contratos digitais e acesso a documentos, com agilidade, segurança e a qualquer momento. Os serviços e configuração do Software são personalizados para cada cliente, e estão em conformidade com as leis e regulamentações Brasileiras, inclusive com a LGPD, Portaria 365 do MEC e Lei da desburocratização.
A Arquivar tornou-se referência nacional em customização de tecnologias, e para isso busca sempre uma solução que melhor se aplique as necessidades de seus clientes. A vantagem disso é a personalização planejada que a empresa emprega.
Sobre a Arquivar
A Arquivar é uma rede de franquias de software, serviços e metodologias voltados para a Gestão Estratégica de Documentos e Processos. As franquias podem oferecer a seus clientes tanto serviços, como digitalização e organização documental, como o sublicenciamento do software ArqGED, que conta com módulos de assinatura digital e eletrônica, controle de processos empresariais, controle do acervo documental físico e digital, e de armazenagem eletrônica estruturada de documentos.
A franqueadora oferece às franquias todo o know-how em gestão de documentos, sistemas de armazenagem, administração e controle de acervos documentais. Criada há mais de 30 anos conta atualmente com mais de 35 unidades espalhadas por todas as regiões do Brasil, com uma unidade internacional implantada na Bolívia.
Todos os procedimentos da franquia são feito na nuvem para que fique seguro e sempre disponível aos proprietários. Assim os arquivos e documentos podem ser acessados a qualquer hora, uma vez que conta com controle de processos empresariais e assinatura de documentos via home office.
Etapas de atuação do Serviço da Franquia
O atendimento da Franquia é feita em 3 etapas:
- Levantamento e diagnóstico – Nessa etapa é realizada uma aval
Franquia de Gestão de Documentos fortalece os bastidores operacionais do cliente
iação dos tipos documentais e estudos dos processos do cliente, bem como a melhor maneira para realizar a gestão deles. Com esta análise são criados planos de Classificação, Vencimento e Retenção de Documentos, de acordo com as necessidades do cliente.
- Estratégia organizacional – É construído um projeto personalizado para atender as demandas do cliente.
- Implementação e monitoria – A implementação é feita com treinamento e capacitação da equipe que usará o sistema de arquivamento. Além disso, audita periodicamente para verificar se as aplicações estão sendo utilizadas de forma correta, com o objetivo de minimizar problemas futuros.
Raio X da Franqueadora
Nome da rede: Arquivar Franchise
Ano de fundação: 1991
Início da operação da franquia: 2007
Número de unidades: 36, sendo 1 própria e 35 franqueadas das 35 franqueadas 1 internacional
Modalidade Office
Oferece os serviços de Digitalização de documentos, Consultoria e Projeto de Gestão Documental, Tabela de temporalidade documental, Microfilmagem de documentos, Arquivo de segurança(guarda de mídias), Software ArqGed e todos os demais módulos (ArqDoc, ArqStorage, ArqNf-e, ArqScan + ArqOCR, ArqSign e ArqFlow).
Investimento inicial:Média R$25.000,00 (R$8.000,00 Tx Inicial + R$17.000,00 infra primeiro ano – notebook, internet, telefone, veículo, combustível, contador, etc.)
Margem média de Lucro (mensal):15 a 30%
Prazo de retorno:Média a partir de 18 meses
Taxa Inicial de Franquia: R$ 8.000,00
Royalties: 9% sobre o Faturamento Bruto
Taxa de Publicidade:3% sobre o Faturamento Bruto
Tamanho da unidade:a partir de Home Office
Número de funcionários:a partir de 1
Modalidade Storage
Oferece os serviços de Guarda de documentos, Digitalização de documentos, Consultoria e Projeto de Gestão Documental, Tabela de temporalidade documental, Microfilmagem de documentos, Arquivo de segurança(guarda de mídias), Software ArqGed e todos os demais módulos (ArqDoc, ArqStorage, ArqNf-e, ArqScan + ArqOCR, ArqSign e ArqFlow).
Investimento inicial:Média R$ 340.000,00 (Tx Inicial + Infra primeiro ano)
Margem média de Lucro (mensal):15 a 30%
Prazo de retorno: Média a partir de 24 a 36 meses
Taxa de Franquia: Varia conforme tamanho do mercado. A partir de R$40.000,00
Royalties:9% sobre o Faturamento Bruto
Taxa de Publicidade:3% sobre o Faturamento Bruto
Tamanho da unidade: A partir de 200 m2
Número de funcionários:a partir de 4
Mais informações podem ser conseguidas pelo telefone 4003 6558, ou pelo site: www.arquivar.com.br ou pelo e-mail comunicacao@arquivar.com
========================================================
Acompanhe a gente nas redes sociais. Siga a gente no Instagram e no Linkedin. Se inscreva no Canal do Youtube e assista nossos PodCasts na Rádio Super FM.
